Accede a tus archivos donde quieras con Google Drive

Hola a todos y bienvenidos a un nuevo artículo del blog. Hoy hablaremos de Google Drive, y veremos cómo utilizarlo para acceder a nuestros archivos desde cualquier sitio.

Imagínate esta situación: Tienes una entrevista de trabajo, y tienes una copia de tu currículum en el móvil pero olvidaste actualizarlo. Desde el móvil no puedes… Así que te toca arreglarte con lo que tienes. ¿Qué puedes hacer?

 

Entrevistador: Cuéntanos un poco de tí.
Yo: Mejor no, necesito este trabajo

 

Para esto nos serviría Google Drive. Si lo tienes almacenado allí, es muy fácil modificarlo desde la misma herramienta, usando un PC o tu mismo móvil.

Vamos a ver cómo, pero primero:

¿Qué es Google Drive?

Seguramente ya lo sabes, pero es la herramienta de Google que nos ofrece un espacio para almacenar nuestros archivos.

Pero es mucho más, podemos crear desde allí mismo documentos de texto, hojas de cálculo e imágenes (entre otros).

¿Cómo puedo acceder?

Es una de las aplicaciones de Google, así que la ruta es muy clara:

Enlace: drive.google.com

 

Si tienes una cuenta de Gmail, ya tienes Google Drive.  La primera pantalla que surge al introducir esta página es:

 

Introducimos nuestro usuario y contraseña y llegamos aquí. Como puedes ver, la ventana está dividida en secciones:

 

 

 

Vista general de Google Drive

 

1. Panel central
   1. Aquí verás todos los archivos y carpetas que tengas en Google drive.
2. Navegador
   1. Mi Unidad: Aquí es donde tendremos nuestras carpetas y archivos, exactamente igual que los tendrías en tu ordenador.
   2. Ordenadores: Podremos ver la información que tengamos sincronizada desde los ordenadores que tengamos configurados con Google Drive (Eso da para otro artículo).
   3. Compartido conmigo: Si alguien nos envía un enlace o nos incluye en sus archivos, nos aparecerán aquí.
   4. Reciente: Son los últimos archivos que hemos utilizado.
   5. Destacados: Puedes marcar con una estrella los archivos que mas utilices (en nuestro ejemplo podría ser el currículum) y te aparecerían aquí con 1 click.
   6. Papelera: Si borras algo lo podrás recuperar. Mientras no vacíes la papelera, eso sí.
   7. Almacenamiento: Nos permite ver qué archivos ocupan más, cuanto nos queda disponible… Y un poco más abajo aparece «comprar espacio» donde podrás ampliar los 15 GB gratuitos (por una cuota mensual) a 100 o incluso más.
3. Buscador. Cuando pasa un tiempo y el número de archivos crece, es muy útil.
4. Nuevo. Desde aquí, o con botón derecho del ratón en el «panel central»  podrás crear archivos nuevos.

 

Crear un archivo nuevo

 

Pulsamos en el botón «nuevo»:

 

En este punto se nos presentan 3 tipos de opciones

1. Nueva carpeta. Muy interesante para organizar la información en lugar de tenerlo todo «a lo bruto».
2. Subir archivo – subir carpeta: Nos permite coger información de nuestro ordenador y guardarlo en google drive. Por ejemplo, si tuviéramos el currículum en nuestro ordenador lo podríamos guardar en Drive con esta opción.
3. Resto de opciones (Documento de Google, Hojas de cálculo…) Son los diferentes tipos de archivo que podemos crear en google drive. Si eres usuario de Microsoft Office, la equivalencia sería esta:
   1. Documentos de Google: Word
   2. Hojas de cálculo (Google Sheets): Excel
   3. Presentaciones (Google Slides): Powerpoint
   4. Formularios (Google Forms): Este no tendría equivalente, y sirve para realizar encuestas y recoger opiniones de los usuarios. Si estás interesado en el tema, este artículo del blog habla del tema.

 

Para nuestro ejemplo nos vamos a centrar en un currículum sencillo, es más usaremos una plantilla para abreviar aún más. Selecciona la opción siguiente:

 

La ventana que te aparecerá será similar a esta:

 

 

Escogemos el tipo «Currículum Vitae – Menta». Como ves, la miniatura nos da una pista del aspecto final del documento.

Al pulsar en esta miniatura obtenemos:

 

 

Efectivamente, un currículum ya estructurado y preparado para completar. Solo falta añadir los datos necesarios, y después de eso… ¡Compartirlo!

Compartir un documento de Google Drive

Lo más sencillo es generar un enlace y enviarlo por e-mail. Vamos por partes:

Generar el enlace

Este paso no se hace desde el mismo documento, si no desde la carpeta que lo contiene. Por eso, cierra la pestaña que contiene el documento:

 

 

Ahora ya estamos de nuevo en la «vista de carpetas» (a falta de un nombre mejor para describirlo). En este punto, haz click derecho sobre el archivo «currículum vitae» y te aparecerá este menú:

 

 

Pulsa en «obtener enlace». Te aparecerá esta ventana:

Idealmente pulsaríamos en 1 (copiar enlace) pero aun no podemos, porque fíjate en 2: El documento está restringido.

Si lo quieres hacer  fácil, hay que cambiar a «público» pulsando en la opción 2:

Selecciona «cualquier persona con el enlace» y asegúrate de que está en modo «lector».

Cualquier persona con el enlace podrá ver el documento, pero sólo verlo. Solo tú tendrás permiso de edición.

 

 

Ahora sí, pulsa en «copiar enlace»:

 

y si quieres hacer la prueba, envíate un e-mail a tí mismo con el enlace que has copiado:

 

(Lo de saludarse a uno mismo es opcional, pero ser bien educado siempre puntúa…)

El resultado será este:

 

 

Fíjate que te aparece un botón que ante sno salía: Solicitar Acceso. Esto es porque no puedes modificar el archivo, solo tienes permisos de «lector» pero puedes pedir al propietario que te deje editarlo. Éste puede aceptar o no tu solicitud, pero la posibilidad existe.

 

Y hasta aquí el artículo de hoy, si tienes dudas o sugerencias esperamos tus comentarios!

 

Hasta la próxima!