De todos es sabido que la realización de cualquier proyecto, en teoría es cosa fácil. Los problemas empiezan cuando nos ponemos manos a la obra, comienzan a salir tareas que no habíamos previsto, otras que parecían sencillas empiezan a complicarse, a cada paso parece que el trabajo crece y que vamos para atrás en vez de adelante… No es una sensación nueva, y todos la hemos tenido.

Esto suele suceder porque perdemos de vista “el todo”, o como se dice coloquialmente, los árboles no nos dejan ver el bosque. Y como hoy en día está de moda la palabra “productividad” (aunque muchas veces lleve connotaciones negativas, y en especial a los españoles que nos ponen verdes) hay multitud de libros y de técnicas para mejorar este tema.

Una que me parece especialmente interesante, es el método kanban. No sabría decir exactamente si significa algo esta expresión, parece inglés pero en el diccionario no sale… Lo interesante es la simplicidad y lo poco que necesita para ponerse en marcha.

El material que necesitamos para beneficiarnos de este sistema es el siguiente:

1. Una pizarra
2. Un rotulador
3. Un buen pack de post-it

y ya está.

Las bases de este sistema son 2:

1. Visualiza tu trabajo
2. Reduce tu “trabajo en progreso”

La primera de ellas se basa en la idea (cierta aunque a veces nos pese a veces!) de que somos humanos. Pelearse día a día con multitud de problemas, trabajar horas y horas sin ver progreso y darnos cuenta de que queda todavía más por hacer… Es muy desmoralizador. Pasamos un día de locos y parece que no hemos hecho nada. Ahí viene al rescate esta “ley” del sistema kanban. Y de qué manera?

La idea es apuntar en post-its TODAS las tareas que tenemos pendientes. TODAS y cada una de ellas, sin dejarnos ninguna. Nada de lenguaje técnico, ni detalles complicados, solo una breve reseña que cuando la leamos podamos decir “ah si, eso hay que hacerlo”. De ahí el tamaño post-it, nos da espacio para escribir lo básico pero no nos permite pegarnos parrafones y nos mantiene enfocados.

Después, dibujamos 2 líneas verticales en la pizarra, de forma que obtengamos 3 columnas del mismo tamaño. En la cabecera de la primera pondremos “pendiente”. En la segunda: “en progreso” y en la tercera “finalizado”.

El siguiente paso, como podréis imaginar es pegar todos los post-it que hemos escrito en la primera columna.

Bien, para aquellos que estamos acostumbrados a hacer todo a la vez puede chocar esta idea. ¿Porqué no poner todo en la columna “en progreso” y así ganamos tiempo? La respuesta es que en realidad, haciendo eso lo perdemos. Vivimos en lo que llaman “tiempos modernos”, que muchas veces se traduce en que hacemos 1000 cosas a la vez, pero en realidad ninguna. Redactamos un informe mientras actualizamos nuestro perfil de Facebook, a la vez que respondemos un mensaje de Twitter y vemos que nos acaban de mandar un sms, y a medio informe comenzamos con el retoque de una foto que debe ir en el blog… Conclusión, que pasamos constantemente de una tarea otra y no nos damos tiempo a acabar nada.

En esto, que suena estresante incluso escribirlo, se basa la segunda (y última) regla del método kanban. Limita tu trabajo en progreso, o lo que es lo mismo, no más de 3 tareas a la vez.
La razón es la ya expuesta, pasar de una tarea a otra nos provoca no solo un estrés innecesario, sino que impide que nos centremos en cada tarea y tardamos más en finalizarla. Además, el cerebro necesita un tiempo para volver a centrarse en la tarea que está realizando, tiempo que nos ahorramos si nos centramos en unas pocas en lugar de muchas. Por eso, en nuestra segunda columna, no tendremos NUNCA más de 3 tareas.

Esta señora se beneficiaría del método kanban

A continuación nos tocará, obviamente, hacer esas tres tareas. Cuando estén finalizadas, las pasaremos a la columna “finalizado” (valga la redundancia). Y esto, por qué? Podríamos tirar esos post-it a la basura (contenedor de papel, recordad) y olvidarnos de ellos. Por qué no hacerlo?

Aquí es donde entra en juego nuestro factor humano. Terminar el día y ver ésta columna ocupada, nos deja una impresión de haber avanzado. Además, en un vistazo podemos ver lo que hemos hecho, lo que tenemos pendiente y en qué estamos, y eso para nuestro ánimo no tiene precio. El ser humano es un ser visual, lo que significa que para creer las cosas debemos verlas.

Según vayáis avanzando en el proyecto que estéis, seguirán saliendo tareas nuevas sobre la marcha… No hay problema con eso, simplemente apuntadlas en un post-it, pegadlas en la columna “pendiente” y olvidaos de ellas hasta que vaciéis “en proceso”. Y ya está, lo genial de esta forma de trabajar es que no requerimos software especial, ni un curso ni perder ni un segundo en nada ajeno a nuestro proyecto.

Para más información, podéis consultar la web:

http://blog.leankitkanban.com

En él aparece una herramienta de pago, que os puede ser útil… Pero no es necesario contratarla, podemos trabajar como sugiere el sistema original que es con una pizarra y post-it, que nos costarán lo mismo que nos ahorraremos en aspirinas!

Os animo a probarlo, no os defraudará… Y si después queréis compartir vuestra experiencia, lo podéis comentar en el blog!

Gracias a tod@s y saludos!