Exportar un PDF interactivo y para imprimir con Adobe InDesign

Exportar un PDF interactivo y para imprimir con Adobe InDesign

Hola a tod@s,

A la hora de generar un formulario, lo más habitual es que lo queramos poder entregarlo tanto impreso, para que sea completado a boli; como pasarlo en forma de archivo informático, para que el usuario lo rellene telemáticamente desde su ordenador, tablet o móvil.

Si utilizamos la aplicación InDesign, tenemos todo un panel para nosotros solos con bastantes diseños pre-hechos de casillas de verificación y botones de opción para formularios de índole telemática, o como los llama InDesign: interactivos. Se trata del panel Botones y formularios de ejemplo, que se encuentra en el menú Ventana > Espacio de trabajo > Interactivo para PDF (para asegurar que se está en la configuración predeterminada de dicho espacio de trabajo, una vez seleccionado éste, hay que volver al menú Ventana > Espacio de trabajo > Restaurar Interactivo para PDF).

Pero el hecho de que las casilla de verificación y los botones de opción de este panel estén pensados para acabar en formularios interactivos, no impide que también se puedan usar en documentos impresos; dependiendo del tipo de PDF que se elija a la hora de exportar el documento, se apuntará a uno u otro propósito: tanto a tener un formulario impreso como interactivo. Así pues, la mejor manera de enfocar un formulario que pueda distribuirse tanto de forma impresa como on line, es comenzar trabajando el formulario como si fuera a ser interactivo, de manera que cuando se exporte a PDF para imprimir, estará todo bien maquetado, con la diferencia de que las casillas no serán clicables, sino que necesitaremos de un bolígrafo para trazar sobre ellas una “X”.

¡Y CUIDADO! Un PDF interactivo se puede imprimir… En este artículo cuando se habla de que el documento es para impresión o para interactividad, se está haciendo referencia a cómo se tiene pensado distribuir el formulario. Cuando se hable de un PDF de impresión, no es que el PDF vaya a ser la hostia en patinete (eso dependerá del diseño que se haya hecho), es que se está haciendo referencia a que el formulario lo imprimiremos nosotros y se le entregará en papel al usuario final, para que éste lo rellene utilizando bolígrafo, estilográfica, lápiz… En cambio, cuando se diga que el formulario será interactivo, se está haciendo referencia a que el usuario recibirá un archivo, que tanto podrá rellenarlo desde el dispositivo en el que lo reciba, como podrá imprimirlo para acabar completándolo a boli. De hecho, suele ser habitual que en los PDF interactivos se incluya un botón para imprimir, pero eso ya es cosa del usuario, él no lo ha recibido impreso.

Aclarado esto, sólo hay que tener en cuenta un par de cosillas la hora de que el mismo documento nos sirva para generar un PDF para imprimir y un PDF interactivo. Por una parte, debemos asegurarnos de tener en una capa aparte los botones y otros elementos claramente interactivos, de manera que esa capa pueda activarse o desactivarse cuando se exporte el PDF para imprimir; pues un botón, por muy bien impreso que esté, no cumple ninguna función si sólo se trata de tinta en una hoja de papel. Por otra parte, debemos hacer que en el PDF para imprimir, se muestren correctamente las casillas de verificación y los botones de opción (que se llaman botones porque son redondos, pero no dejan de ser un tipo de casilla), porque claro, no vamos a redibujar todas las casillas de nuevo, máxime cuando el citado panel Botones y formularios de ejemplo ya nos provee de unos diseños la mar de resultones.

 

 

Exportar el PDF para imprimir

 

Una vez ya tenemos en una capa aparte los botones y elementos inequívocamente interactivos (que de poco o nada sirven impresos en papel), se le quita la visibilidad a esa capa.

 

Crear un pre-ajuste para exportar un PDF de impresión

 

Una vez hecho esto, podemos proceder a crear un crear un ajuste personalizado de PDF. Para ello hay que ir al menú Archivo > Valores de Adobe PDF > Definir…

 

Del cuadro de diálogo que se abre, podemos seleccionar [Calidad de prensa] del listado de la izquierda, y clicar en el botón Nuevo. De esta manera el nuevo ajuste se creará a partir de los parámetros que hubiera establecidos en el ajuste que previamente hemos escogido.

 

Se abre una nueva ventana, en la que, entre otras cosas, aprovecharemos para darle un nombre al nuevo preajuste. Aquí nos aseguraremos que el menú desplegable Exportar capas esté establecido en Capas visibles, imprimibles (que de hecho, es la opción por defecto, aquí no hay que tocar nada). Por último, del menú desplegable Elementos interactivos, hay que escoger Incluir apariencia. Esto hay que hacerlo, porque de lo contrario no aparecen impresos las casillas a marcar, ni los recuadros donde hay que introducir el nombre, la dirección y otros datos.

 

De vuelta en el cuadro de diálogo anterior, se puede ver que en el listado de la izquierda se ha añadido un nuevo elemento: el ajuste recién creado. Aquí no hay que hacer nada más, salvo clicar el botón Hecho.

 

Caso 1: Exportar directamente el PDF

 

Ahora podríamos exportar directamente el PDF yendo al menú Archivo > Exportar. En la ventana que aparece, se le da un nombre, una ubicación y se le dice que el Formato sea Adobe PDF (Imprimir), que de hecho es la opción por defecto.

 

En la siguiente pantalla, se escoge el ajuste recién creado del menú desplegable Valor de Adobe PDF.

 

Caso2: Exportar el PDF cuando se empaqueta el documento

 

Además de exportar directamente el PDF, también se puede aprovechar que cuando se empaqueta el proyecto, también hay la posibilidad de generar un PDF para impresión. En tal caso, lo que haríamos es ir al menú Archivo > Empaquetar. En la primera ventana que se abre no hay que hacer nada, salvo clicar en el botón Empaquetar.

 

En la siguiente ventana lo mismo, clicando en el botón Continuar lo tenemos todo hecho.

 

Pero no todo es ir pasando pasivamente ventanas, en la esta tercera debemos dar un nombre y una ubicación en disco a la carpeta que aglutinará todos los documentos del empaquetado. Luego con la casilla Incluir PDF (impresión) activada (que por defecto lo está), escogeremos del menú desplegable Ajuste preestablecido de PDF nuestro ajuste personalizado. Que por cierto, el nombre que recibe el ajuste en las imágenes de ejemplo es porque se creó pensando para utilizarlo sobre todo a la hora de empaquetar.

 

En la última ventana nos avisa que seamos legales y que paguemos las fuentes tipográficas que hayamos usado (naturalmente, se está refiriendo sólo a las que sean de pago, no a todas).

 

Exportar el PDF interactivo

 

Caso 1 y único: Exportar directamente el PDF para uso interactivo

 

No debemos olvidar de hacer visible la capa donde tenemos los botones, porque si no estamos dejando fuera una parte de la interactividad que queremos exportar.

 

Ahora nos vamos al menú Archivo > Exportar. En la ventana que aparece, se le da un nombre, una ubicación y del menú desplegable Formato se escoge la opción Adobe PDF (Interactivo).

 

En la siguiente ventana que aparece, se dejan las opciones tal cual vienen por defecto y se clica el botón Exportar.

 

Pues esto es todo, espero que os haya podido servir de ayuda.

 

¡Hasta el siguiente Post!

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