Exportar un PDF interactivo y para imprimir con Adobe InDesign

Exportar un PDF interactivo y para imprimir con Adobe InDesign

Hola a tod@s,

A la hora de generar un formulario, lo más habitual es que lo queramos poder entregarlo tanto impreso, para que sea completado a boli; como pasarlo en forma de archivo informático, para que el usuario lo rellene telemáticamente desde su ordenador, tablet o móvil.

Si utilizamos la aplicación InDesign, tenemos todo un panel para nosotros solos con bastantes diseños pre-hechos de casillas de verificación y botones de opción para formularios de índole telemática, o como los llama InDesign: interactivos. Se trata del panel Botones y formularios de ejemplo, que se encuentra en el menú Ventana > Espacio de trabajo > Interactivo para PDF (para asegurar que se está en la configuración predeterminada de dicho espacio de trabajo, una vez seleccionado éste, hay que volver al menú Ventana > Espacio de trabajo > Restaurar Interactivo para PDF).

Pero el hecho de que las casilla de verificación y los botones de opción de este panel estén pensados para acabar en formularios interactivos, no impide que también se puedan usar en documentos impresos; dependiendo del tipo de PDF que se elija a la hora de exportar el documento, se apuntará a uno u otro propósito: tanto a tener un formulario impreso como interactivo. Así pues, la mejor manera de enfocar un formulario que pueda distribuirse tanto de forma impresa como on line, es comenzar trabajando el formulario como si fuera a ser interactivo, de manera que cuando se exporte a PDF para imprimir, estará todo bien maquetado, con la diferencia de que las casillas no serán clicables, sino que necesitaremos de un bolígrafo para trazar sobre ellas una «X».

¡Y CUIDADO! Un PDF interactivo se puede imprimir… En este artículo cuando se habla de que el documento es para impresión o para interactividad, se está haciendo referencia a cómo se tiene pensado distribuir el formulario. Cuando se hable de un PDF de impresión, no es que el PDF vaya a ser la hostia en patinete (eso dependerá del diseño que se haya hecho), es que se está haciendo referencia a que el formulario lo imprimiremos nosotros y se le entregará en papel al usuario final, para que éste lo rellene utilizando bolígrafo, estilográfica, lápiz… En cambio, cuando se diga que el formulario será interactivo, se está haciendo referencia a que el usuario recibirá un archivo, que tanto podrá rellenarlo desde el dispositivo en el que lo reciba, como podrá imprimirlo para acabar completándolo a boli. De hecho, suele ser habitual que en los PDF interactivos se incluya un botón para imprimir, pero eso ya es cosa del usuario, él no lo ha recibido impreso.

Aclarado esto, además hay que tener en cuenta un par de cosillas la hora de que el mismo documento nos sirva para generar un PDF para imprimir y un PDF interactivo:

  • Por una parte, debemos asegurarnos de tener en una capa aparte los elementos inequívocamente interactivos, es decir, que la capa contenga solamente aquellos elementos interactivos que no sirven de nada si acaban impresos, como es el caso del botón para enviar el formulario on line, o del botón para imprimir el formulario; ya que por muy bien impresos que estuvieran esos botones, no ocurrirá nada cuando demos pequeños toques sobre el papel pretendiendo pulsarlos. Es interesante tener dichos elementos en una capa aparte, porque así será muy fácil desactivar su visibilidad en el momento de exportar el PDF para imprimir, y activarla cuando se quiera exportar el PDF interactivo.
  • ¡OJO! El resto de elementos interactivos no hay que ponerlos en esa capa aparte, pues aunque tampoco se pueden clicar en el papel, es imprescindible tener impresas las casillas de verificación, los botones de opción (que se llaman botones porque son redondos, pero no dejan de ser un tipo de casilla), los campos de texto, etc. De esta manera, el usuario sabrá dónde deberá marcar las “X”, o dónde deberá escribir los datos que le pidamos (nombre, apellidos, edad, …). Con lo cual, la segunda cosa que debemos tener en cuenta es que este otro tipo de elementos interactivos tienen que estar siempre visibles, ya que deberán estar presentes tanto en la versión interactiva como en la versión impresa.

 

 

Exportar el PDF para imprimir

 

Se quita la visibilidad a esa capa que sólo contiene los botones inequívocamente interactivos. En dicha capa, básicamente (que no únicamente), estará el botón para imprimir (Print) el formulario y el botón para enviarlo (Send).

 

 

Crear un pre-ajuste para exportar un PDF de impresión

 

Una vez hecho esto, podemos proceder a crear un crear un ajuste personalizado de PDF. Para ello hay que ir al menú Archivo > Valores de Adobe PDF > Definir…

 

 

Del cuadro de diálogo que se abre, podemos seleccionar [Calidad de prensa] del listado de la izquierda, y clicar en el botón Nuevo. De esta manera el nuevo ajuste se creará a partir de los parámetros que hubiera establecidos en el ajuste que previamente hemos escogido.

 

Se abre una nueva ventana, en la que, entre otras cosas, aprovecharemos para darle un nombre al nuevo preajuste. Aquí nos aseguraremos que el menú desplegable Exportar capas esté establecido en Capas visibles, imprimibles (que de hecho, es la opción por defecto, aquí no hay que tocar nada). Por último, del menú desplegable Elementos interactivos, hay que escoger Incluir apariencia. Esto hay que hacerlo, porque de lo contrario no aparecen impresos las casillas a marcar, ni los recuadros donde hay que introducir el nombre, la dirección y otros datos.

 

De vuelta en el cuadro de diálogo anterior, se puede ver que en el listado de la izquierda se ha añadido un nuevo elemento: el ajuste recién creado. Aquí no hay que hacer nada más, salvo clicar el botón Hecho.

 

Caso 1: Exportar directamente el PDF

 

Ahora podríamos exportar directamente el PDF yendo al menú Archivo > Exportar. En la ventana que aparece, se le da un nombre, una ubicación y se le dice que el Formato sea Adobe PDF (Imprimir), que de hecho es la opción por defecto.

 

En la siguiente pantalla, se escoge el ajuste recién creado del menú desplegable Valor de Adobe PDF.

 

Caso2: Exportar el PDF cuando se empaqueta el documento

 

Además de exportar directamente el PDF, también se puede aprovechar que cuando se empaqueta el proyecto, también hay la posibilidad de generar un PDF para impresión. En tal caso, lo que haríamos es ir al menú Archivo > Empaquetar. En la primera ventana que se abre no hay que hacer nada, salvo clicar en el botón Empaquetar.

 

En la siguiente ventana lo mismo, clicando en el botón Continuar lo tenemos todo hecho.

 

Pero no todo es ir pasando pasivamente ventanas, en la esta tercera debemos dar un nombre y una ubicación en disco a la carpeta que aglutinará todos los documentos del empaquetado. Luego con la casilla Incluir PDF (impresión) activada (que por defecto lo está), escogeremos del menú desplegable Ajuste preestablecido de PDF nuestro ajuste personalizado. Que por cierto, el nombre que recibe el ajuste en las imágenes de ejemplo es porque se creó pensando para utilizarlo sobre todo a la hora de empaquetar.

 

En la última ventana nos avisa que seamos legales y que paguemos las fuentes tipográficas que hayamos usado (naturalmente, se está refiriendo sólo a las que sean de pago, no a todas).

 

Exportar el PDF interactivo

 

Caso 1 y único: Exportar directamente el PDF para uso interactivo

 

No debemos olvidar de hacer visible la capa donde tenemos los botones exclusivos para interactividad (donde básicamente, aunque no únicamente, estarán los botones para imprimir y para enviar el formulario); porque si no, estaríamos dejando fuera del PDF estas opciones de interactividad que ahora sí necesitamos que se muestren.

 

 

Luego vamos al menú Archivo > Exportar. En la ventana que aparece, se le da un nombre, una ubicación y del menú desplegable Formato se escoge la opción Adobe PDF (Interactivo).

 

En la siguiente ventana que aparece, se dejan las opciones tal cual vienen por defecto y se clica el botón Exportar.

 

Pues esto es todo, espero que os haya podido servir de ayuda.

 

¡Hasta el siguiente Post!

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