Escribir correspondencia con Microsoft Word

Buenos días a todos y bienvenidos a un nuevo artículo del blog de Espai. Hoy vamos a hablar de cómo Escribir correspondencia con Microsoft Word, o dicho de otra forma: Automatizar la creación de cartas que van dirigidas a diferentes destinatarios.

 

 

El profesor Majula también genera correspondencia, pero la nuestra es gratis 😉

¿Pero ésto se utiliza?

Pues sí… Y mucho. ¿te has preguntado alguna vez esas cartas del banco, donde el director del mismo te escribe (a tí, personalmente) y el tipo además estampa su firma, te nombra con apellidos y todo y hasta tu DNI? Pues esa carta está generada automáticamente (los kleenex en el pasillo central, a la derecha) utilizando Word y una base de datos asociada. El texto fijo se escribe una sola vez, y luego los datos «variables» se recogen automáticamente y se generan las cartas. Todas, con un click, una para cada cliente del banco.

Y eso… ¿Como se hace?

Pues ahí vamos, el primer paso es tener el texto fijo de la carta. Aquí tenemos uno de ejemplo que vamos a utilizar:

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Apreciado/a [nombreCliente]

Estamos encantados de anunciarle que ha ganado nuestro sorteo, y acaba de ser premiado con *10.0000 euros! Pase por su oficina bancaria más cercana y recoja ya su cheque!

Atentamente, su más preciado y sincero amigo:

José Manuel Pala Saca

Director de ChachiBank

*Sujeto a la contratación de un seguro de vida

**Sujeto a la contratación de un plan de pensiones

*** Premio fraccionado en 10.000 mensualidades. Coste mantenimiento de libreta: 10€ / mes.

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Generar correspondencia con Microsoft Word

Ahora veremos el paso a paso (Eh vuelve! Otro que no lee la letra pequeña…)

1. Con el Word abierto, copiar y pegar este texto.

2. Necesitamos una base de datos con los clientes a los que vamos a est..ablecer como destinatarios del premio. Podéis descargaros esta base de datos aquí.

3.Hay que seleccionar un origen de datos, los destinatarios de las cartas. la opción es correspondencia / seleccionar destinatarios / usar una lista existente

4. Escogemos nuestro documento: Nombres.xlsx

5. Después de este paso nos aparecen nuevas opciones en Word: Seleccionad [nombreCliente]

6. Selecciona Insertar campo combinado, así:

Éste será el resultado de seleccionar «nombre»:

Añade también el apellido al final, y este será el resultado:

7. Por último, vamos a generar las cartas ya con los nombres extraídos de Excel. Para ello, pulsa Finalizar y combinar – Editar

Pulsa en «aceptar» para seleccionar todas las cartas…

8. …Y éste es el resultado final de nuestro esfuerzo. Un documento con todas las cartas para los clientes del banco personalizadas, 376 páginas en total.

Hasta aquí el artículo de hoy! Espero que os sea de utilidad, y si por algún motivo acabáis como directores de alguna sucursal de banco… Acordaros de vuestros compañeros! Mandadles una buena foto con vuestro Audi TT, pa’ que rabien 😉

Saludos y hasta el próximo artículo!