Tablas dinámicas en Excel

Tablas dinámicas en Excel

Buenos días a todos y bienvenidos a un nuevo artículo del blog de Espai. Hoy vamos a seguir con Tablas Dinámicas en Excel.

Las Tablas Dinámicas, o TD (que me canso, y el día es largo!) nos permitirán manejar grandes volúmenes de datos en una hoja de cálculo, resumiendo en unas pocas filas la información que estamos manejando.

Wow! Diréis, eso suena súper bien… Y no tengo ni idea de a qué te refieres. Normal, porque la explicación es muy abstracta y requiere entrar en detalle. Por eso haremos un ejemplo paso a paso en las siguientes líneas.

 

 

tablas dinámicas en Excel

Mujer y pájaro – Joan Miró (1983)

…..

¡¡Esto sí es abstracto!!

 

Tablas dinámicas en Excel

1. Los datos

 

A continuación tenemos el documento que usaremos como base. Podéis descargarlo haciendo click en la imagen:

 

tablas dinámicas en Excelclick para descargar

 

Si os fijáis en detalle en el mismo veréis que hay 2 hojas aparte de los datos, que son «Tabla dinámica» y «Gráfico dinámico».

 

2. Creando la TD

 

Haced click en la hoja «Tabla Dinámica». Después posicionaros en la celda «A1» y pulsad en este botón:

 

tablas dinámicas en Excel

 

Nos aparece este cuadro, que nos pregunta dónde están los datos que usaremos para la TD.

 

 

tablas dinámicas en Excel

 

Pulsamos en el botón marcado en rojo y seleccionamos los datos: Es decir, vamos a la hoja «Datos» y comenzamos la selección en la celda B5 hasta G210. Os quedará algo similar a esto:

 

tablas dinámicas en Excel

Pulsad «Intro» y vuelve a aparecer esta ventana:

 

tablas dinámicas en Excel

 

Ahora ya hemos seleccionado el origen de datos, podemos pulsar en «Aceptar» y ya tenemos creada la tabla dinámica.

 

 

3. Configurando la TD

 

Fijaros en la siguiente imagen:

 

tablas dinámicas en Excel

Como se puede apreciar, hay 6 zonas diferenciadas en la hoja de cálculo. Vamos a hablar de cada 1 de ellas.

 

1. En este espacio es donde aparecerá nuestra TD. No significa que sólo vaya a ocupar ese sitio, es más bien una marca de dónde Excel nos va a colocar los datos.

2. Lista de campos: Son las columnas que aparecerán en la tabla. Corresponden con el origen de datos, si miráis en la hoja Datos veréis que son las mismas.

3. Filtro de datos. Cuando arrastremos aquí dentro una columna de la Lista de Campos, aparecerá una opción en la tabla dinámica para filtrar los datos.

4. Etiquetas de columna. Si arrastras una columna aquí, los datos de la misma se mostrarán como columnas en la TD. SI no entiendes esto tranquil@, lo veremos en el ejemplo que sigue.

5. Etiquetas de fila. El mismo caso que arriba, pero con las filas.

6. Valores. Los cálculos que haremos en la TD se basarán en las columnas que arrastremos aquí dentro.

 

Vamos ahora a mostrar la suma de población agrupada por continentes, sigue los siguientes pasos:

 

1. Arrastra «Continente» (en Lista de Campos) a el cuadrado 5 «Etiquetas de Fila».

Observa que nos ha aparecido texto en la TD

 

tablas dinámicas en Excel

2. Arrastra «Población» al cuadrado «Valores». Aparecerá lo siguiente:

 

 

 

 

tablas dinámicas en Excel

Por defecto Excel nos muestra la suma de población. Es decir, la suma de todos los países de cada continente. Podemos cambiar ese dato y mostrar, por ejemplo, el promedio.

Para ello pulsa aqui:

 

tablas dinámicas en Excel

 

En la siguiente ventana, escoge «Promedio» y «Aceptar»:

 

tablas dinámicas en Excel

Verás que la TD se ha actualizado, y ahora muestra el promedio: La media de población en cada país de cada continente.

 

Haz una prueba: Mueve la columna «Continente» desde Etiquetas de fila hasta Etiquetas de columna. ¿Ves lo que sucede?

Excel representa la misma información, pero con un formato diferente. Esta es una de las grandes fortalezas de las TD, nos permiten mostrar datos relevantes sobre la información que trabajamos desde diferentes puntos de vista.

Ahora déjalo como estaba (Continente en Etiquetas de fila) y vamos a probar algo nuevo.

 

Coge la columa «País» y arrástrala a Filtro. Después, ves al desplegable que ha aparecido sobre la TD y escribe lo siguiente:

 

tablas dinámicas en Excel

 

cuando pulses en Seleccionar varios elementos, saldrá esto: Simplemente pulsa Aceptar.

 

tablas dinámicas en Excel

 

Lo que acabamos de hacer es filtrar los resultados que entran en la TD. Ahora sólo los acabados en «tán» entran en los cálculos.

 

tablas dinámicas en Excel

Esto también es así para los nuevos paises: Vamos a añadir Chiquitistán» al final de la lista de países (en la hoja Datos):

 

tablas dinámicas en Excel

Fíjate que lo hemos añadido en Europa. Si ahora vas a la tabla dinámica, es posible que veas algo así:

 

tablas dinámicas en Excel

 

Si no te aparece la fila «Europa», haz click en el botón «Actualizar» marcado en rojo en la imagen.

 

Y hasta aquí el artículo de hoy sobre Tablas Dinámicas. Como veis es una herramienta muy potente, aunque algo compleja de utilizar al principio porla gran cantidad de opciones que ofrece.

En el siguiente hablaremos de gráficos dinámicos, que van de la mano de forma inseparable con las TD, y nos permitirán ver de un plumazo y de una forma gráfica toda esta información.

 

 

Hablando de otro tema…

 

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¡Feliz año!

 

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