Introducción a Microsoft Excel (I)
Hola tod@s y bienvenidos a un nuevo artículo del blog de Espai.
Hoy vamos a hablar de una aplicación de Microsoft muy demandada en el mundo empresarial, como es Excel. En realidad no importa la versión ya que desde el año 2007 son muy similares.
Esta aplicación entra en la categoría de «Hoja de Cálculo», que nos ofrece una cuadrícula en la que podemos añadir fórmulas para realizar operaciones repetitivas. De ahí la palabra «cálculo», y si añadimos que se puede organizar el documento en diferentes hojas, entendemos el porqué del nombre.
En el artículo de hoy vamos a ver un ejemplo de contabilidad doméstica para ir explicando lo más básico, y que vayáis haciendo vuestras propias pruebas. Será una serie de tres artículos pero antes de comenzar, remarcar que este curso se da en la escuela y por supuesto a un nivel mucho más avanzado.
Mr. Hellfire, director ejecutivo de una conocida compañía
Introducción a Microsoft Excel : Primeros pasos
Lo primero que necesitamos es instalar la aplicación. Podéis usar la versión de prueba que se ofrece en la misma web de Microsoft, comprar una versión de estudiante o incluso es posible que lo tengáis pre-instalado en vuestro ordenador (muchos fabricantes lo ofrecen de serie, como el Windows). Si lo bajáis piratilla podéis tener suerte, o puede acabar pasando esto:
Vistazo al entorno de la aplicación
En la siguiente imagen hacemos un resumen de las partes de Excel:
Como podéis ver:
- Un documento excel (o libro) contiene diferentes Hojas
- Una hoja está compuesta de muchas celdas, organizadas en filas y columnas
- Por último, todas las opciones que tenemos disponibles en la aplicación están organizadas en diferentes pestañas
Un resumen de las pestañas
- Inicio: Aqui están las opciones mas comunes, como tipos de letra, estilos y colores
- Insertar: Para añadir elementos gráficos, sonidos videos…
- Diseño de página: Para cambiar el aspecto del documento al imprimir.
- Fórmulas: resumen de todas las formulas existentes que podemos usar para calcular.
- Datos: Para importar/exportar informacion desde nuestro documento a otros, o desde otros.
- Revisar: Ortografía y gramática, en varios idiomas
- Vista: Cómo vemos el documento (no es lo mismo que Diseño de página)
- Programador: Herramientas extra para automatizar tareas en Excel.
- Complementos: Pestaña extra instalada por una aplicación externa (no viene de serie en Excel)
- Equipo: No viene de serie.
Como veis hay 2 opciones (complementos y equipo) que no pertenecen a Excel. Como Office es algo muy utilizado, existen aplicaciones que al instalarse se añaden a sí mismas como un plugin extra en Excel, Word y demás para que las usemos conjuntamente. En este caso no nos interesan.
Hoja de cálculo de Ejemplo
Usad la siguiente captura de pantalla para obtener este fichero Excel, o si lo preferís lo podéis descargar aquí
Con estos pasos conseguimos:
- Combinar varias celdas en una, para poner un título
- Cambiar el color de fondo
- Añadimos el contenido de la hoja, es la estructurad e la hoja de cálculo que vamos a generar.
Añadiendo datos a la hoja
Vamos a dar unos valores numéricos a cada celda. Por ejemplo, en el mes de enero en el gasto luz podríamos poner 80 euros. En febrero lo mismo, y en marzo que la rasca ya aprieta menos, 65. Dadle un valor a cada uno de los gastos y cuando lo acabéis, tendréis algo así:
Calcular los Gastos totales del mes
- Añadiremos una entrada debajo de móvil que se llamará total del mes.
- Después en el icono Fx debajo de Diseño de página.
- Escogemos suma
- Pulsamos aceptar
El resultado es este:
En la siguiente ventana se abrirá el asistente para la fórmula suma. Tiene el siguiente aspecto:
Donde pone Argumentos de función nos esta pidiendo los valores que queremos sumar. Tocando en el botón marcado como 1 escogemos las celdas a sumar, esto es toda la columna de enero. Una vez hecho esto, aceptamos (3) y veréis el cálculo realizado para ese mes.
Una vez hecha la suma, calcular el resto del año es tan fácil como seguir el paso indicado abajo:
De esta forma, Excel recalcula la suma para cada una de las columnas. Efectivamente es así de listo, de hecho más que alguno… Donde me incluyo si son más de las 03:00.
Visto este ejemplo, os propongo un ejercicio: ¿Cómo haríais para calcular el total de todos los meses?
Y por hoy lo dejamos aquí, en siguientes entregas veremos como hacer cálculos más avanzados y cómo realizar estadísticas.
Un saludo y hasta el próximo artículo!