Introducción a Microsoft Access 2013

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Introducción a Microsoft Access 2013

Buenos días a todos y bienvenid@s a un nuevo artículo del blog. Hoy vamos a hacer una super-mega Introducción a Microsoft Access.
Escola Espai – Introducción a Access 2013

 

Escola Espai - Introducción a Access 2013

¿Y eso qué eh lo que eh?

 

Eso es un programa parte del paquete Office, que se encarga de manejar grandes volúmenes de datos. No solamente los almacena, también facilita (y ahí está la gracia) la búsqueda de los mismos.

 

Como intro creo que está bien, pero antes tenemos que ahondar en el problema:

Imaginaros una lista de películas en un documento de texto. Tenemos unas 15.

Si por ejemplo decimos ¿cuáles llevan la palabra «mortal» en el título? es tan fácil como echar un vistazo rápido y leer los títulos.

Ahora imaginaros, tenemos todas las películas que existen en el mismo documento. Cada año se producen unas 500 películas en EEUU, unas 1000 en la India y solo llevamos 2 países. Si además añadimos todas las de Steven Seagal (casi todas llevan la palabra «mortal») ya estamos vendidos. Necesitamos un sistema que nos permita «preguntar» al programa para que busque por nosotros.

 

 

 

Escola Espai - Introducción a Access 2013

Steven Seagal en su película: «Lasaña Mortal»

Ok, entendido. ¿Y cómo funciona?

 

El primer paso en cualquier base de datos (no solo Access, cualquier BD relacional) es crear una estructura donde irán los datos. Esto es una tabla, tantas como conceptos diferentes aparezcan en nuestra información. Pongamos un ejemplo:

En una biblioteca necesitan llevar un control de los socios que tienen algún libro en préstamo. Los conceptos aquí son:

Socio

Libro

Préstamo

 

Y cada uno tendrá sus atributos, según qué nos interese.

 

Por ejemplo, de Socio nos interesa el DNI, nombre, apellidos y un email. Si está solter@ o no es indiferente (eso es en el Tinder, gañán…)

De Libro el código ISBN, el título y el autor.

De Préstamo, que es la tabla que relaciona los libros y los socios, nos interesa qué socio es (su DNI), qué libro se lleva (ISBN) y cuándo (fecha préstamo).

 

Ahora que tenemos claro qué hacer, vayamos manos a la obra. Crearemos la primera de las tablas, introduciremos datos en la misma y haremos una consulta para ver cómo funciona.

 

Creación de tablas en Access

Sigue el siguiente paso a paso para crear la tabla y el contenido:

 

 

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Abrimos el Access y creamos una base de datos en blanco

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Le damos un nombre y aceptamos

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Trabajando con tablas en Access, hay 2 tipos básicos de vista: Diseño y Datos. Vamos  la vista Diseño.

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Nos pregunta qué nombre daremos a la tabla. Ponemos el de la imagen y aceptamos.

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Ahora estamos en la vista diseño, donde podemos decidir qué columnas formarán nuestra tabla y de qué tipo será cada una. Podemos poner valores tipo texto (como nombre y apellidos) o tipo fecha número por ejemplo para un teléfono o una edad, fechas…

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Una vez decidida la estructura de la tabla, pasamos a la vista datos.

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Nos pide confirmación de los cambios, guardamos los datos.

Inserción de datos en la tabla

 

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Ahora estamos en la vista de Datos, aquí podremos añadir contenido a nuestra tabla. Introduciremos los datos de la imagen, o unos parecidos. No es importante, lo que cuenta es respetar el formato y no añadir texto en los campos que sean tipo número. Al revés no hay problema, así que si conocéis a alguien que se llama XJ-27 podéis añadirlo…

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Cuando terminemos de introducir los datos, pulsamos en Diseño de consulta para crear una nueva consulta.

Creación de consultas

 

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Aquí estamos en la ventana de Diseño de consulta. Como podéis ver, Access nos pregunta qué tablas necesitaremos para hacer esa consulta. De momento solo tenemos una, y con esa nos basta… Pulsamos Agregar y Cerrar.

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Fijaros en la parte de abajo de la ventana, hay una serie de columnas donde podemos introducir datos. Aquí podremos poner las condiciones que Access usará para filtrar los datos de nuestra tabla y mostrarnos sólo los que cumplan esos filtros. Seguid a la siguiente imagen para ver cómo.

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Fijaros que hay un desplegable en la primera celda de la primera columna, donde nos deja escoger el campo que mostraremos. En todas las otras columnas también lo tenemos, siempre en la primera fila. Poned los mismos valores que en la imagen, y cuando os funcione bien podéis cambiarlos para hacer pruebas.

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Una vez tenemos definida la consulta, la ejecutamos con el botón !

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Aquí podemos ver el resultado de nuestra consulta, que básicamente son todos los datos de la tabla pero solo de las columnas nombre y apellidos.

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Volvemos a la vista de diseño de consulta

Filtrando los resultados de la consulta

 

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Vamos a hacer ahora que sólo aparezcan los socios que NO tengan email. Para ello, añade los parámetros marcados arriba.

 

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Y después de ejecutar, aquí vemos el resultado de lanzar nuestra consulta. Ahora solo aparecen 2 resultados.

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Si pulsamos el botón guardar nos pide un nombre para la misma,. Ponemos los indicados arriba y guardamos.

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Cerramos la consulta

Reutilizando la consulta

 

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Nos ha costado lo nuestro hacer la consulta, pero ahora la parte buena: Podemos reutilizarla en cualquier momento, y esta cambiará de resultado en función de los datos que tengamos en la tabla Socios. Cada Socio nuevo que se apunte a nuestra biblioteca, si no tiene email aparecerá en este listado.

 

 

Y hasta aquí el artículo de hoy! Ha sido un poco largo, así que si habéis llegado hasta aquí gracias por vuestra atención.

En un siguiente artículo añadiremos las otras tablas, también añadiremos las relaciones para poder crear consultas más complejas.

 

Saludos y hasta la próxima!

 

 

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