Consolidar datos en Excel

Consolidar datos en Excel

Buenos días a todos y bienvenidos a un nuevo artículo de Espai. Hoy vamos a seguir con Excel (estoy monotema últimamente) pero es que bien utilizado, esta aplicación puede hacer maravillas! Así que sin más preámbulos, vamos ver cómo Consolidar datos en Excel.

Consolidar significa resumir en una sola hoja cálculos que tenemos en diferentes hojas, o libros.  Algo así como una hoja resumen o como esa chuleta que te hacías en clase de geografía.

 

espai_excel_consolidar_0

No, ésta no era… Pero es igual!

Vamos a verlo con un ejemplo práctico.

 

Descargar libro Gastos.xlsx

Paso 1

Si abrís el documento, veréis que tiene varias hojas. En las 4 primeras tenemos información sobre gastos por trimestre, y la 5ª la vamos a usar para consolidar los datos, resumiendo los datos de las anteriores.

Paso 2

Ahora vamos a colocarnos (en la hoja Trimestre1, malpensaos) y vamos a seleccionar los datos desde la celda B5 hasta F11. Cuando estemos, hacemos los pasos de la imagen:

Paso 3

Espai: Excel consolidar (pasos)

-Click en asignar nombre

-Llamamos al rango datos

-Escogemos como ámbito Trimestre 1

-Aceptamos

Paso 4

Repetimos la misma acción para los otros 3 trimestres. Sí, con el nombre repetido, lo único que cambiará es el ámbito: En cada hoja, el ámbito será ella misma (Trimestre 2, 3 o 4).

Paso 5

Para asegurarnos que todo está ok, mirad la siguiente imagen:

espai excel consolidar

-como dice en la imagen, haced click en fórmulas/administrador de nombres. Ahí veréis que rangos se han definido.

-aseguraos que los 4 rangos se llaman datos, y que se refieren cada uno a su hoja (trimestre 1 a 4)

-cuando esté todo revisado, pulsad en cerrar.

Paso 6

Ahora vamos a consolidar esos datos. Para ello, id a la hoja consolidar y seleccionad la celda B5.

Después, seguid los pasos de esta imagen:

espai excel consolidar

-Vamos a Datos/consolidar

-Nos aseguramos de marcar fila superior y columna izquierda

Paso 7 (Consolidar)

Ahora vamos a decirle a Excel qué rangos debe consolidar. Para ello, click en el campo de texto referencia y escribimos:

‘Trimestre 1’!datos

que hará referencia al rango de datos definido en el Trimestre1.

Consolidar datos en Excel

 

Cuando lo escribamos, pulsamos en agregar. Hacemos ahora lo mismo con los otros 3 trimestres, esto es escribiendo en el campo de texto Referencia lo mismo, cambiando sólo el numero del trimestre:

‘Trimestre 2’!datos

‘Trimestre 3’!datos

‘Trimestre 4’!datos

y pulsando cada vez en agregar.

Paso 8

Cuando acabemos, tendremos algo así:

espai excel consolidar

-En Todas las referencias tendremos 4 rangos de datos, uno por trimestre

-Una vez visto, pulsamos en Aceptar

Paso 9

Este paso consiste en… ¡Descansar! Ya está todo hecho.

Como podéis ver, los datos nos dan algunas pistas. Por ejemplo, que en Huelva no triunfan las croquetas, o que en el sur de Ejpaña lo parten los calamares y en concreto en Cartagena los van a extinguir ellos solos… Perdón por el chiste, ningún activista de Greenpeace me lo tenga en cuenta.

 

Y hasta aquí el artículo de hoy sobre cómo consolidar datos en Excel. Espero que os haya sido útil, por cierto un detalle interesante: Fijaos que los datos de filas y colmnas estaban desordenados, y aun así Excel ha hecho las sumas correctamente. Haced la prueba con una comprobación manual y sorprenderos de lo listo que es Excel 2013

(¿Quizá demasiado?)

espai excel consolidar

 

¡Hasta el próximo artículo!

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